ERP Sistemine Nereden Başlamalı

ERP Sistemine Nereden Başlamalı: Bir ERP yazılım sistemi son derece güçlü bir iş aracıdır. Entegrasyon kapasitesi tam otomatik bir iş ortamı yaratan kapsamlı paket yazılım çözümleridir. Aslında, bu pazarda öne çıkmaları, onları eski sistemlerin değiştirilmesinde endüstri standardı haline getirmiştir. Bununla birlikte, ERP sisteminin uygulanmasıyla işletmelere sağlanan birçok fayda, bu sürecin yönetilememesine karşı dikkatli bir şekilde korunmalıdır. Bir ERP sisteminin uygulanmasından önce yapılması gereken birçok önemli husus vardır. Erp sistem uygulamalarındaki birçok araştırmaya göre, çok sayıda ERP uygulamasının, büyük ölçüde bütçelerini ve zaman sınırlarını aştıkları için başarısız olduğunu göstermiştir.

Bir ERP projesinin başlatılması söz konusu olduğunda, mevcut sistemlerinizin şirketinize avantajlarına ve dezavantajlarına bakarak başlamanız önerilir.

Değerlendirmenize rehberlik etmek için aşağıda dikkat edilmesi gereken hususlar belirtilmiştir.
Mevcut sistemimizin sağladığı değer nedir?
Yeni bir ERP sisteminin değeri nedir?
Mevcut sistemimiz yeni ERP’nin değerini karşılayabilir mi?

Gerekli değerlendirmeleri yaparak bir Erp sistemi kararı verdikten sonra Erp uygulamasına geçmeden önce, yönetim kadrosu tarafından tartışılması ve dile getirilmesi gereken en kritik iş hususlarından biri, kapsam sorunudur. Bir şirketin bir ERP sisteminden aradığı faydaların kapsamını ve türünü, ERP sisteminin yönetimsel özerkliği, görev koordinasyonunu ve işletme birimlerinin entegrasyonunu ne ölçüde etkileyeceğini açıklığa kavuşturur.

ERP uygulamasının stratejik yönü tamamlandıktan sonra, bir kuruluşun bir sonraki görevi dağıtım metodolojisi veya uygulama yaklaşımı sorununa yakından bakmaktır. En yaygın iki uygulama yaklaşımı:
Aşamalı veya Artımlı Yaklaşım
Büyük Patlama Yaklaşımı

Büyük patlama uygulama yaklaşımı, katı bir düzende yürütülen farklı aşamalarla karakterize edilir; Aşamalı yaklaşımda, fazlar yinelemeli ve artımlıdır. Zaman içinde daha küçük işlevsellik parçaları sunmak için çaba harcarlar. Büyük patlama ile eski sistemden yeni sisteme geçiş herkes için tek bir tarihte gerçekleşir. Geri dönüş yok. Bu yaklaşım iyi yönetilmezse oldukça riskli olabilir. Aşamalı yaklaşım ise, işletme operasyonları için en kritik olan bileşenlerden başlayarak işletme işlevselliği sunmaya çalışır.

Aşamalı yaklaşımla ilgili en büyük zorluklardan biri, geçici arayüz programlarının yoğun kullanımı, ERP sistemi tam olarak işlevsel değildir. Bu durum projenin maliyetine ciddi bir yük getirecektir. Diğer önemli zorluk, bu yaklaşımın gerektirebileceği sürenin uzunluğudur, bu da projenin maliyetine yük getirecektir. Önceden değinildiği gibi avantajlar, azaltılmış başarısızlık riskini içerir. Personel, uygulamanın her aşamasında bilgi edinir ve adımlar tersine çevrilebilir ve değişiklikler yapılabilir.

Büyük patlama yaklaşımı ise bir şirketin projenin başlangıcında bir adımda büyük bir finansal taahhütte bulunmasını gerektirir. Ek olarak, uygulama sürecine devam etmeyi veya geri dönmeyi gerektiren herhangi bir değişiklik yapıldığında, yapılması çok maliyetli olacaktır. Bu yaklaşıma dahil olan risk, tartışıldığı gibi dönüşüm tarihinde tamamen operasyonel olma baskısı ve eğitimin daha az kapsamlı olması potansiyeli nedeniyle daha fazladır. Olumlu bir perspektiften, uygulamanın süresi daha sıkı kontrol edilir ve geçici bir ara yüze duyulan gereksinim ortadan kalkar. Bu yaklaşım proje bütçesi üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmayı sağlar.

‘En iyi yaklaşım’ olarak adlandırılanı seçmek oldukça öznel ve bağlamsal bir karar alma sürecidir. Sektör uzmanları veya ERP uygulamasının strateji seçiminde yol göstermesi için en iyi uygulamalar arasında fikir birliği yoktur. Aslında, son zamanlarda yapılan bazı çalışmalar, iki yaklaşım arasındaki popülerlik açısından oldukça eşit bir sonuç ortaya koymuştur (yaklaşık yüzde 50,7 büyük patlama – yüzde 49,3 aşamalı yaklaşım).

Genel olarak, hangi stratejinin takip edileceğini belirlemenin en iyi yolu, örneğin başlangıç maliyetleri, işletme giderleri, yatırım getirisi ve uygulamanın verimlilik üzerindeki etkisinin değerlendirildiği kuruluşla ilgili faktörleri değerlendirmektir. Bir ERP sisteminin başarılı bir şekilde uygulanması, hiçbir yaklaşımı tam olarak desteklemeyen ancak her iki tarafın da yönlerini en uygun şekilde seçen daha hibrit bir yaklaşım benimsemeyi tercih edebilir.

Başarılı bir ERP uygulama stratejisinin seçilmesi, projenin ön safhasında yer alan büyük risklerin ve ERP girişiminin uzun vadede başarı veya başarısızlığının azaltılmasına yardımcı olduğu için önemlidir. ERP uygulamaları kuruluşun çalışma prensiplerini ve kaynaklarını yazılım sistemlerine yerleştirir ve kilitler. İşte bu yüzden, kurumsal sistemlerin teknolojik kriterlerini işletme ihtiyaçları ile bağdaştırmak kritik öneme sahiptir. Bu adıma geçememek, bir yazılım sisteminin iş sistemlerinin mantığı ile çatışmasına neden olabilir. Zaman ve personelin maliyeti, karmaşıklığı ve yatırımı imkansız olmasa bile geri dönüşü çok zorlaştırır.

Uygulama metodolojisine yaklaşımlardaki farklılıkların, büyük ölçüde organizasyonlardaki farklılıklar ve proje hedeflerini yönetmek ve elde etmek için stratejilerinden kaynaklandığı sonucuna varmak doğrudur. Aynı zamanda, ERP avantajlarının, bir kuruluşun uygulama yaklaşımı ile iş süreçleri arasında tutarlı bir bağlantı olduğunda gerçekleşmenin daha başarılı olduğu açıktır. Başka bir deyişle, ERP uygulama süreci organizasyonu toplam bir sistem olarak belirleyen bir sosyo-teknik zorluk olarak görülmelidir. Uygulama sürecini bu daha dengeli bir bakış açısıyla anlamak, davranışsal süreçlere ve eylemlere yeterince ağırlık verecek, değişim sürecini sağlayacak ve yönlendirecek, hoş olmayan sürprizleri önleyecektir. ERP uygulaması, teknolojik güdümlü yenilikten temelde farklı bir yaklaşım gerektiren karmaşık bir süreçtir. Bir uygulamanın hem teknik hem de davranışsal yönlerine yer veren bu dengeli bakış açısı, bir ERP uygulamasının başarısına büyük katkı sağlayan temel unsurları içerir.

Başarılı bir ERP projesinde yöneticiler, ERP sistemini iyi anlamalı ve entegre proje planını desteklemenin yanı sıra gerekli kaynakları uygun düzeyde tahsis etmelidir.

Bir ERP uygulaması için aşamalı bir yaklaşım, benimseme oranını hızlandırır ve daha az sayıda operasyonel aksamaya neden olur. Stratejiniz, sürecin nihai amacı olarak iş süreçlerinin iyileştirilmesine odaklanmalıdır. İş süreçlerinde iyileşmeyi sağlamak iş performansında iyileşmeyi sağlar.

Genel gider, zaman, kaynaklar ve yatırım getirisi ölçümlerine ek olarak, öngörülen operasyonel aksaklıkların diğer kritik işletme ölçütlerini, üretkenlik üzerindeki etkiyi ve kurum genelinde ERP benimseme düzeyini içeren bir strateji öneriyoruz. Bu ölçümlerin akılda tutulması, stratejik yaklaşıma yardımcı olur ve uygulama sorunları olasılığını azaltır.

Başarılı bir ERP proje yönetim planının, başarılı projeleri başarısız olanlardan ayırmada en etkili faktör olduğunu gördük. Proje yönetimi, ERP’nin doğası gereği bütünleştirici olduğundan, bir eylem veya bir alanda eyleme geçilmemesi şüphesiz diğer alanları da etkileyecektir.
Proje yönetim planınızda aşağıdaki adımlar uygulanır:
Gereksinimleri tanımla
Net ve ulaşılabilir hedefler belirle
Kalite, kapsam, zaman ve maliyet için rekabetçi talepleri dengele
Çeşitli paydaşların farklı kaygı ve beklentilerine uyum sağlamayı hedefle

Başarılı bir uygulama, yeni ERP sistemini tasarlamak ve dağıtmak için bir araya getirilen takıma bağlıdır. İşlevsel bir ekip, teknik ekip ve veri ekibi içeren BT ekip yapısına bakmak da önemlidir.

Uygun bir proje tüzüğü, sağlam bir proje temeli inşa etmenin kilit parçalarından biridir. Bir ERP proje uygulama tüzüğü, ERP seçimi yapıldıktan sonra projenin yayılması ve tamamlanması için yönetişim belgesidir. Uygulama ortaklarının ERP satıcı / çözüm ekibinden ve üreticiden bir ERP danışmanına ve diğer katılımcılara rollerini ve sorumluluklarını tanımlar. Ayrıca, tüzük, şartlar ve kilometre taşları üzerinde anlaşmaya varılarak satıcının uygulama boyunca performansını izler. Yalnızca bir izleme aracı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda projeye dahil olan tüm taraflara sorumluluk verir.

Bir ERP projesi, kuruluşunuzun şu anda gelişim için uygun alanları bulmak için iş süreçlerinizi nasıl gerçekleştirdiğini derinlemesine incelemek için mükemmel bir fırsattır. İş süreçleri analizinin bileşenleri arasında şunlar vardır:
Kaynakları düzenleyin, yönetim komitesi, çekirdek ekip ve süreç sahipleri oluşturun.
Mevcut durumu gözden geçirin ve belgeleyin, bir temel belirleyin, işlem haritaları oluşturun ve katma değeri olmayan / boşa harcanan faaliyetleri arayın.
Neyin mümkün olduğu, en iyi uygulamalar, teknoloji vb. Hakkında araştırmalar yapın.
İş süreci dönüşümünde genellikle en zor adım olan gelecekteki durumu belirleyin.

ERP verilerinin üretilmesi kalite sorunlarını izleyebilir, tedarik zinciri operasyonlarını optimize edebilir ve malzeme akışını, tesis yerleşimini, envanter yönetimini, üretim zamanlamasını ve diğer birçok alanı iyileştirebilir. ERP hazırlığını değerlendirirken, anlamlı raporlar ve içgörü sağlamak için izlenen ve analiz edilen ERP verilerinin gücünü unutmayın.

Yönetişim, bir ERP projesi gibi büyük bir girişimin gözetimini ve şeffaflığını sağlayan kültürü, organizasyonu, politikaları ve uygulamaları kapsar. Bir yönetim süreci olmadan, proje ekibi mücadele ederken hayal kırıklığına uğrayacak şekilde, dikkatin dağılmasına neden olabilir. Sağlam yönetişim yöntemleri, iyi risk yönetimi ve proje gözetimi ile birlikte proje ekibinde, ekip çalışması ve güven oluşturmak için açık ve sık iletişimin yapılmasını içerir.